Sistem Informasi

Sistem informasi adalah Suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat
manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada
pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

Sistem adalah  Sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau
variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.

Sistem defenisi secara umum, yaitu :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Informasi adalah Bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan.

komponen-komponen Sistem informasi :

1. Komponen input
    Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input juga bisa disebut  metode
    dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen
    dasar.

2. Komponen model    Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan

    memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah
    ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output    Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan
   dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4.Komponen teknologi
   Teknologi merupakan "tool box"dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk
   menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan
   mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5.Komponen hardware
   Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.
   Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan
   sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari
   sistem informasi.

6.Komponen software
   Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data
   yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

Jenis-jenis Sistem Informasi

I.                  Sistem Informasi Menurut Level Organisasi

Berdasarkan level organisasi, sistem informasi dikelompokkan menjadi 3, yaitu :

• Sistem informasi departemen, sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen. Contoh : Sistem Informasi SDM (HRIS). 
• Sistem informasi perusahaan, sistem terpadu yang dapat digunakan oleh sejumlah departemen secara bersama- sama. Contoh : sistem informasi perguruan tinggi. 
• Sistem informasi antarorganisasi, sistem informasi yang menghubungkan dua organisasi atau lebih. Contoh : eCommerce

II.               Sistem Informasi Area Fungsional

Sistem informasi berdasarkan area fungsional ditujukan untuk memberikan informasi bagi kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan.

Jenis-jenis Sistem Informasi Area Fungsional

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi yang menyediakan informasi yang di pakai oleh fungsi akuntansi (departemen/bagian Akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan.

Model Sistem Informasi Akuntansi

Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

  

Penjelasannya :

• Pemrosesan pesanan penjualan : subsistem yang  menangani order dari pelanggan. 
• Pemrosesan sediaan : subsistem yang menangani perubahan dalam sediaan dan memberikan informasi pengiriman dan pemesanan kembali. 
• Buku besar : subsistem yang mengkonsolidasikan  data dari sistem akuntansi yang lain dan menghasilkan pernyataan-pernyataan dan laporan bisnis yang bersifat periodik. 
• Piutang dagang : subsistem yang mencatat piutang pelanggan dan menghasilkan faktur, pernyataan pelanggan bulanan, serta laporan manajemen kredit. 
• Utang dagang : subsistem yang mencatat pembelian dan pembayaran utang kepada pemasok, dan menghasilkan laporan manajemen kas. 
• Pembayaran gaji : subsistem yang menangani penggajian, termasuk jam kerja dan bukti pembayaran, serta menghasilkan laporan yang terkait dengan penggajian.

Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan yang menyangkut keuangan perusahaan.

Misalnya : Cash Flow dan informasi pembayaran.

Sistem informasi keuangan digunakan untuk mendukung manajer keuangan dalam mengambil keputusan yang menyangkut persoalan keuangan perusahaan dan pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan.

Model Sistem Informasi Keuangan

 

Penjelasannya :

• Subsistem intelijen keuangan berfungsi untuk mengidentifikasi sumber-sumber keuangan eksternal yang dapat menambah dana bagi perusahaan.
• Subsistem audit internal berfungsi untuk menangani hasil-hasil audit secara internal.
• Subsistem pemrosesan transaksi berupa sistem informasi akuntansi yang menghasilkan data-data keuangan.
• Subsistem peramalan dan perencanaan keuangan berfungsi melakukan evaluasi terhadap kinerja keuangan saat ini dan terproyeksi dalam bisnis, membantu menentukan kebutuhan pendanaan dalam bisnis dan analisa metode-metode alternatif pendanaan.
• Subsistem manajemen dana berguna untuk  membantu pengelolaan aset.
• Subsistem pengendalian keuangan berfungsi untuk melakukan evaluasi keuangan dan dampak keuangan terhadap pengeluaran modal yang diajukan.

Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi yang bekerja sama dengan sistem informasi lain untuk mendukung manejeman perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk atau jasa yg dihasilkan perusahaan.

Misalnya : data bahan mentah, profil vendor baru, jadwal produksi.

Berbagai Nama Sistem Informasi Manufaktur :

• ROP (reorder point), yakni suatu sistem yang mendasarkan keputusan pembelian berdasarkan titik pemesanan kembali (reorder point). Merupakan sistem ifnormasi manufaktur yang paling sederhana

• MRP (meterial requirements planning), yakni suatu sistem yang dapat dipakai untuk merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi

•  MRP II (material resource planning), yakni suatu sistem yang memadukan MRP dengan penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja (shop floor operation). Sistem ini tidak mengontrol mesin dalam bengkel kerja, melainkan sistem informasi ini hanya mencoba memperkecil sediaan dan memperkerjakan mesin secara efektif.

• JIT (Just-in-time), yakni suatu pendekatan yang menjaga arus bahan baku melalui pabrik agar selalu dalam keadaan minimum dengan mengatur bahan baku tiba di bengkel kerja pada saat diperlukan atau “tepat pada waktunya” (just in time).

• CIM (computer integrated manufacturing) merupakan suatu sistem yang menggabungkan berbagai teknik untuk menciptakan proses manufaktur yang luwes, cepat, dan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi secara efisien.

III.                  Sistem Informasi Berdasarkan Dukungan yang Tersedia

Sistem Pemrosesan Transaksi atau SPT (transaction processing system)

Fungsi SPT adalah untuk menghimpun, menyimpan, dan memproses data transaksi serta kadangkala mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksi. Fokus utama SPT adalah data transaksi.

Contoh :

Yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvalidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Karakteristik SPT :

• Jumlah data yang diproses sangat besar.
• Sumber data internal dan output juga untuk keperluan internal.
• Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur.
• Kapasitas penyimpanan besar.
• Kecepatan pemrosesan yang diperlukan tinggi.
• Umumnya memantau dan mengumpulkan data masa lalu.
• Masukan dan keluaran terstruktur.
• Tingkat kerincian yang tinggi mudah terlihat pada masukan dan keluaran.
• Komputasi tidak rumit. 
• Memerlukan keandalan tinggi.
• Sistem Informasi Manajemen. 
• Sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Model Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem pemrosesan data pada SPT ada 3 cara, yaitu :

1. Batch : Transaksi ditumpuk dulu dan kemudian diproses belakangan pada waktu tertentu misalnya pada waktu sore hari atau malam hari.  Kelemahan pemrosesan batch adalah membuat basis data tidak pernah dalam keadaan terkini, karena seringkali  terdapat data transaksi yang terlambat untuk dimasukkan ke dalam basis data. 
2. Online : Tidak ada penundaan pemrosesan. Setiap transaksi terjadi segera dibukukan. Dengan demikian, data selalu dalam keadaan mutakhir. 
3. Inline : Data dimasukkan seketika ke dalam komputer ketika transaksi terjadi, tetapi untuk pemrosesan lebih lanjut dilakukan lain waktu. 

Sistem Informasi Manajemen atau SIM (Management Information System)

Sistem Informasi Manajemen adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi . Fungsi SIM adalah mengkonfersi data yang berasal dari SPT menjadi informasi untuk mengelola organisasi dan memantau kerja. Pemakai SIM ini adalah semua level manajeman.

Karakteristik SIM :

• Beroperasi pada tugas-tugas terstruktur.
• Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya. 
• Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan.

Macam-macam laporan yang dihasilkan SIM :

• Laporan periodik adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya. 
• Laporan ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi. 
• Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu. Laporan ini hanya muncul kalau keadaan yang diminta terpenuhi. 
• Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan.

Terkadang SIM juga menyediakan laporan yang yang tergolong sebagai demand (Ad Hoc) report, yaitu jenis laporan yang dapat diminta sewaktu-waktu dan pemakai dapat mengatur sendiri tata letak informasi yang diperlukan.

 

Sistem Otomasi Perkantoran atau SOP (office automation system)

Sistem Otomasi Perkantoran adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Sistem ini menyediakan aneka ragam perangkat untuk pemrosesan informasi, seperti pengolah lembar kerja (spreadsheet), pengolah kata (word processor), pengolah grafik, aplikasi presentasi, pengaksesan basis data personal, surat elektronis (e-mail) dan surat bersuara (v-mail atau voice mail), dan bahkan telekonferensi. Fungsi SOP adalah menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen. Pemakai SOP prinsipnya adalah semua personil dalam organisasi, baik staf maupun yang masuk kategori level.

Perangkat lunak untuk pemrosesan informasi :

• Spreadsheet. 
• Word processor.
• Pengolah grafik. 
• Aplikasi presentasi. 
• Pengakses basis data personal.
• E-mail. 
• Voice mail.

Sistem Pendukung Keputusan atau DSS (decission support system)

Sistem Pendukung Keputusan  adalah sistem informasi interaktif yangmenyediakan informasi, pemodelan, dan manipulasi data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat. Fungsi DSS adalah membantu pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi. Pemakai DSS ini adalah analisis, manajer, dan profesional.

Macam-macam Keputusan :

Keputusan terstruktur (structured decision)

Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang dan bersifat rutin. Prosedur untuk pengambilan keputusan sangat jelas. Keputusan ini terutama dilakukan pada manajemen tingkat bawah. Keputusan pemesanan barang dan keputusan penagihan piutang merupakan contoh keputusan yang terstruktur.

Keputusan  semiterstruktur (semistructured decision)

Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang mempunyai sifat yakni sebagian keputusan dapat ditangani oleh komputer dan yang lain tetap harus dilakukan oleh pengambil keputusan. Pengevaluasian kredit, penjadwalan produksi, pengendalian sediaan merupakan beberapa contoh keputusan ini.

Keputusan tak terstruktur (unstructured decision)

Keputusan tak terstruktur adalah keputusan yang penanganannya rumit, karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi. Keputusan ini menuntut pengalaman dan berbagai sumber yang bersifat eksternal Keputusan ini umumnya terjadi pada manajemen tingkat atas. Pengembangan teknologi baru, keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain,  dan perekrutan eksekutif merupakan contoh keputusan yang tak terstruktur.

Karakteristik DSS :

• Menawarkan keluwesan, kemudahan beradaptasi, dan tanggapan yang cepat.
• Memungkinkan pemakai memulai dan mengendalikan masukan dan keluaran.
• Dapat dioperasikan dengan sedikit atau tanpa bantuan pemrogram profesional.
• Menyediakan dukungan untuk keputusan dan permasalahan yang solusinya tak dapat ditentukan di depan.  
• Menggunakan analisis data dan perangkat pemodelan yang canggih.

Teknik Pemodelan DSS

Simulasi

Menciptakan model matematis terhadap suatu keadaan menggunakan teknik-teknik simulasi untuk meniru keadaan yang nyata.

Optimisasi

Menciptakan model matematis terhadap suatu keadaan dengan menggunakan teknik riset operasi untuk memperoleh solusi yang terbaik.

OLAP (Online analytical processing) dan data mining

Menggunakan teknik statistik untuk menganalisis hasil-hasil bisnis dan mencari hubungan-hubungan yang tersembunyi.

Sistem pakar

Meniru seorang ahli di bidang tertentu dalam melakukan pengambilan keputusan.

Jaringan saraf (neural networks)

Menggunakan teknik pembelajaran untuk mengenali pola dalam suatu data.

Logika kabur (fuzzy logic)

Menggunaan pendekatan derajat keanggotaan (derajat kerelativan) dalam melakukan pengambilan keputusan sebagai pengganti logika biner (benar atau salah).

Penalaran berbasis kasus (Case-based reasoning)

Menggunakan pendekatan kecerdasan buatan yang membuat basis data contoh-contoh yang membantu pengambilan keputusan.

Agen cerdas (Intelligent Agents)

Menentukan parameter-parameter keputusan terhadap agen terkomputerisasi yang mencari salah satu atau beberapa basis data untuk menemukan jawaban tertentu, seperti harga terendah sebuah kamera tertentu.

Sistem Informasi Eksekutif atau EIS (executive information system)

Sistem Informasi Eksekutif  adalah sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah dan mengenali peluang. Pemakai yang awam dengan komputerpun tidak sulit mengoperasikannya karena sistem dilengkapi dengan antarmuka yang sangat memudahkan pemakai untuk menggunakannya (user-friendly). Fungsi EIS adalah menyediakan informasi yang mudah diakses dan bersifat interaktif, tanpa harus menjadi ahli analisis. Pemakai EIS adalah manajemen tingkat menengah dan atas.

Karakteristik EIS :

• Dapat digunakan untuk meringkas, menapis, dan memperoleh detil data.
•  Menyediakan analisis kecenderungan (trend analysis), pelaporan perkecualian, dan kemampuan drill-down. 
• Dapat digunakan untuk mengakses dan memadukan data internal dan eksternal.
•  Mudah digunakan dan terkadang tidak perlu atau hanya perlu sedikit pelatihan untuk menggunakannya.
• Dapat digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa perantara.
•  Menyajikan informasi dalam bentuk teks, grafik, dan tabel.
• Terkadang dilengkapi fasilitas komunikasi elektronis (e-mail dan konferensi dengan komputer),  kemampuan analisis data (spreadsheet, bahasa query, dan DSS), dan perangkat produktivitas pribadi (seperti kalendar elektronis). 

Sistem Pendukung Kelompok atau GSS (group support system)

Sistem Pendukung Kelompok adalah sistem informasi yang digunakan untuk mendukung sejumlah orang yang bekerja dalam suatu kelompok. Pada awalnya dibuat untuk mendukung sejumlah orang yang berada di lokasi yang berbeda yang hendak melakukan sumbang saran, pemberian komentar, pemungutan suara, dan evaluasi terhadap alternatif-alternatif melalui sarana komunikasi. Istilah yang umum sebelum GSS digunakan yaitu GDSS (Group Decision Support System). GSS terkadang disebut sistem pertemuan elektronis (Martin, 2002), sistem kolaborasi perusahaan (O’Brien, 2001), dan sistem pendukung grup kerja (Haag, 1999). Fungsi GSS adalah menyediakan pengetahuan pakar pada bidang tertentu untuk membantu pemecahan masalah. Pemakai GSS adalah orang yang hendak memecahkan masalah yang memerlukan kepakaran.

Arsitektur GSS

Sistem Pendukung Cerdas atau SPC (intelligent support system)

Sistem Pendukung Cerdas adalah sistem yang memiliki kemampuan seperti kecerdasan manusia.

Sifat sistem cerdas :

• Belajar atau memahami permasalahan berdasar pengalaman. 
• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru. 
• Mampu menangani masalah yang kompleks. 
• Memecahkan masalah berdasarkan penalaran. 
• Menggunakan pengetahuan untuk menyelesaikan permasalahan.

 

Aplikasi Sistem Cerdas pada Bisnis

Sistem pakar (expert system) yaitu sistem yang meniru kepakaran (keahlian) seseorang dalam bidang tertentu dalam menyelesaikan suatu permasalahan (Horn, 1986). Sistem pengolahan bahasa alami (natural language processing).

Contoh Aplikasi Sistem Pakar :

 

• XSEL : Sistem pakar ini dapat bertindak sebagai asisten penjual, yang membantu penjual komputer DEC memilihkan pesanan pelanggan sesuai dengan kebutuhan.
• MYCIN : Sistem ini dikembangkan  di Universitas Stanford pada pertengahan 1970-an dengan tujuan untuk membantu jurumedis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri. 
• PROSPECTOR : Sistem ini diciptakan oleh Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh pada tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seperti seorang pakar di bidang geologi.

Model Konseptual Sistem Pakar

Bagian Sistem Pakar

• Basis pengetahuan merupakan komponen yang berisi pengetahuan-pengetahuan yang berasal dari pakar. 
• Berisi sekumpulan fakta (fact) dan aturan (rule).  Fakta berupa situasi masalah dan teori tentang area masalah. 
• Aturan adalah suatu arahan yang menggunakan pengetahuan untuk memecahkan masalah pada bidang tertentu.  
• Mesin inferensi adalah komponen yang menjadi otak sistem pakar. Bagian inilah yang berfungsi melakukan penalaran dan pengambilan kesimpulan. 
• Fasilitas penjelas merupakan komponen yang berfungsi untuk memberikan penjelasan kepada pemakai yang memintanya. Jenis pertanyaan yang dapat ditangani biasanya berupa “Mengapa” dan “Bagaimana”. Tidak semua sistem pakar menyediakan bagian ini. Contoh berikut memberikan gambaran tentang penjelasan oleh sistem pakar. 
• Antarmuka pemakai merupakai bagian yang menjembatani antara sistem dan pemakai. Melalui bagian inilah pemakai berkomunikasi dengan sistem.

IV.                  Klasifikasi Menurut Arsitektur  Sistem

• Sistem berbasis mainframe 
• Sistem stand alone 
• Sistem tersebar

Sistem Informasi Geografis

Sistem berbasis komputer yang digunakan untuk menyimpan dan memanipulasi informasi geografis (Aronoff, 1989). Hal ini memungkinkan data dapat diakses penunjukan ke suatu lokasi dalam peta yang tersaji secara digital. Kebanyakan GIS menggunakan konsep “lapis” (layer). Setiap lapisan mewakili satu fitur geografi dalam area yang sama dan selanjutnya semua lapisan bisa saling ditumpuk untuk mendapatkan informasi yang lengkap. Setiap lapisan dapat dibayangkan seperti plastik transparan yang mengandung hanya gambar tertentu. Pemakai bisa memilih transparan-transparan yang dikehendaki dan kemudian saling ditumpangkan sehingga akan diperoleh gambar yang merupakan gabungan dari sejumlah transparan. GIS sesungguhnya merupakan salah satu jenis DSS. Itulah sebabnya, kadangkala GIS disebut sebagai  Spatial Decision Support System / SDSS (Martin, 2002). GIS pada masa kini bahkan dapat menggabungkan tugas-tugas pengambilan keputusan seperti : 

• mencari rute terpendek atau tercepat dari posisi A ke posisi B. 
• menentukan kalau ada lokasi lain yang memiliki pola serupa. 
• mengelompokkan daerah penjualan untuk meminimalkan jarak perjalanan.